Arquivo: informação viva!

“Rascunhos sem valor jurídico”. Essa descrição foi fixada num caixa a ser encaminhada ao Arquivo Central de uma grande empresa.

Poderíamos até intuir que, apesar da ausência de valor jurídico, o conteúdo poderia ter algum valor histórico, sendo, pois, de guarda permanente. Mas não creio que se atribua, numa grande empresa, o termo “rascunho” a algo que possa ter valor secundário. Imaginem se uma empresa de médio ou grande porte começasse a armazenar o volume diário de post-its rabiscados por seus funcionários. Uma situação tão bizarra que impensável para qualquer gestor inexperiente.

Talvez o apego de algumas pessoas por tais papéis, mesmo que reconhecidos e declarados rascunhos, tenha algum fundo emocional, até familiar. É o que talvez possamos compreender na vida pessoal quando se perde um ente querido. O valor que não se apaga com a morte e se fixa em nosso cotidiano, nos tornando de certa forma apegados a quem já se foi (aqui, sem considerações filosóficas ou religiosas).

Na gestão das informações e arquivos de uma empresa, porém, não cabe esse apego. Se não tem valor, não é arquivo! Não deve, pois, ser conservado, mantido, guardado. Mas o que se vê é muito diferente do ideal. Se por um lado a maioria dos programas e projetos de gestão documental não considera o fator humano, por outro existe um tipo de humanização bem evidente no trato com os documentos ditos de arquivo. Nesses casos, ao contrário do que se ouve na graduação em Arquivologia, temos o Arquivo Morto.

Numa espécie de apego informacional, vêem-se salas, repartições, mobiliários rotulados, sinalizados como “Arquivo Morto”. Caixas assim denominadas e cujo conteúdo é descrito como “rascunho sem valor jurídico”. Além, é claro, de pastas na rede nomeadas da mesma forma.

O que vemos morrer, nesses casos, é a gestão documental de qualquer organização.

Durante pouco mais de três anos trabalhei num setor cuja atividade principal era, de certa forma, garantir a segurança operacional (de ativos e pessoas e meio-ambiente e processos) de uma grande empresa. Nesse período, foram vários os programas voltados à conscientização de trabalhadores sobre segurança. Percepções, ato inseguro, análise, planejamento das atividades… Um trabalho contínuo de mudança de cultura que usava recursos diversos como palestras, padronização e normatização de processos, materiais impressos, treinamentos, sinalizações. Ou mesmo ações mais firmes e diretas, tais como interrupções da atividade que estivesse comprometendo a segurança do trabalhador, da instalação, do processo, do meio-ambiente. Algumas vezes mesmo com advertências formais.

Algumas empresas já investem nesse tipo de conscientização. Embora, a meu ver, de maneira ainda tímida. Por vezes até sem jeito. Mas isso já sinaliza uma percepção por parte dos gestores de que perdas podem também ocorrer num ambiente de insegurança informacional. E não falo aqui de pilhas de papéis sem valor jurídico caindo sobre um funcionário. Falo de processos emperrados quando uma informação necessária não está disponível ou quando o tempo para recuperá-la (nesse caso, que tal, ressuscitá-la?) é demasiado. Falo de perdas financeiras por uso de informação desatualizada ou descontextualizada ou falsa. Falo de risco por acesso indevido a informações cujo conteúdo é restrito. Falo de aumento de custo operacional e administrativo com a manutenção de espaço destinado a guarda de informações sem valor, ou com a ampliação da capacidade de armazenamento dos servidores. Falo de negociações ou processos interrompidos ou mesmo tendo de ser refeitos quando a informação que deveria ser compartilhada fica sob guarda de uma única pessoa, que está ausente e salvou informações corporativas em unidade de armazenamento pessoal. E muitos outros atos informacionalmente inseguros que deveriam ser evitados, coibidos.

Por isso penso que campanhas de conscientização deveriam ser constantes nas empresas. Funcionários e gestores devem ser capacitados para lidar com informação produzida, recebida e armazenada na empresa.

Creio que existe ainda muito a ser feito em termos de gestão documental e informacional nas empresas. Pretendo escrever mais sobre minhas experiências, visões, preceitos e preconceitos arquivísticos.