Arquivo: informação viva!

“Rascunhos sem valor jurídico”. Essa descrição foi fixada num caixa a ser encaminhada ao Arquivo Central de uma grande empresa.

Poderíamos até intuir que, apesar da ausência de valor jurídico, o conteúdo poderia ter algum valor histórico, sendo, pois, de guarda permanente. Mas não creio que se atribua, numa grande empresa, o termo “rascunho” a algo que possa ter valor secundário. Imaginem se uma empresa de médio ou grande porte começasse a armazenar o volume diário de post-its rabiscados por seus funcionários. Uma situação tão bizarra que impensável para qualquer gestor inexperiente.

Talvez o apego de algumas pessoas por tais papéis, mesmo que reconhecidos e declarados rascunhos, tenha algum fundo emocional, até familiar. É o que talvez possamos compreender na vida pessoal quando se perde um ente querido. O valor que não se apaga com a morte e se fixa em nosso cotidiano, nos tornando de certa forma apegados a quem já se foi (aqui, sem considerações filosóficas ou religiosas).

Na gestão das informações e arquivos de uma empresa, porém, não cabe esse apego. Se não tem valor, não é arquivo! Não deve, pois, ser conservado, mantido, guardado. Mas o que se vê é muito diferente do ideal. Se por um lado a maioria dos programas e projetos de gestão documental não considera o fator humano, por outro existe um tipo de humanização bem evidente no trato com os documentos ditos de arquivo. Nesses casos, ao contrário do que se ouve na graduação em Arquivologia, temos o Arquivo Morto.

Numa espécie de apego informacional, vêem-se salas, repartições, mobiliários rotulados, sinalizados como “Arquivo Morto”. Caixas assim denominadas e cujo conteúdo é descrito como “rascunho sem valor jurídico”. Além, é claro, de pastas na rede nomeadas da mesma forma.

O que vemos morrer, nesses casos, é a gestão documental de qualquer organização.

Durante pouco mais de três anos trabalhei num setor cuja atividade principal era, de certa forma, garantir a segurança operacional (de ativos e pessoas e meio-ambiente e processos) de uma grande empresa. Nesse período, foram vários os programas voltados à conscientização de trabalhadores sobre segurança. Percepções, ato inseguro, análise, planejamento das atividades… Um trabalho contínuo de mudança de cultura que usava recursos diversos como palestras, padronização e normatização de processos, materiais impressos, treinamentos, sinalizações. Ou mesmo ações mais firmes e diretas, tais como interrupções da atividade que estivesse comprometendo a segurança do trabalhador, da instalação, do processo, do meio-ambiente. Algumas vezes mesmo com advertências formais.

Algumas empresas já investem nesse tipo de conscientização. Embora, a meu ver, de maneira ainda tímida. Por vezes até sem jeito. Mas isso já sinaliza uma percepção por parte dos gestores de que perdas podem também ocorrer num ambiente de insegurança informacional. E não falo aqui de pilhas de papéis sem valor jurídico caindo sobre um funcionário. Falo de processos emperrados quando uma informação necessária não está disponível ou quando o tempo para recuperá-la (nesse caso, que tal, ressuscitá-la?) é demasiado. Falo de perdas financeiras por uso de informação desatualizada ou descontextualizada ou falsa. Falo de risco por acesso indevido a informações cujo conteúdo é restrito. Falo de aumento de custo operacional e administrativo com a manutenção de espaço destinado a guarda de informações sem valor, ou com a ampliação da capacidade de armazenamento dos servidores. Falo de negociações ou processos interrompidos ou mesmo tendo de ser refeitos quando a informação que deveria ser compartilhada fica sob guarda de uma única pessoa, que está ausente e salvou informações corporativas em unidade de armazenamento pessoal. E muitos outros atos informacionalmente inseguros que deveriam ser evitados, coibidos.

Por isso penso que campanhas de conscientização deveriam ser constantes nas empresas. Funcionários e gestores devem ser capacitados para lidar com informação produzida, recebida e armazenada na empresa.

Creio que existe ainda muito a ser feito em termos de gestão documental e informacional nas empresas. Pretendo escrever mais sobre minhas experiências, visões, preceitos e preconceitos arquivísticos.

Um crime arquivístico

Não me refiro ao arrombamento e roubo dos documentos. Me refiro, sim, ao descaso com que os processos estão armazenados. Aquilo não pode ser considerado um arquivo. A Polícia Federal, além de investigar o crime de arrombamento, investigar a responsabilidade do Estado na guarda daqueles processos.

Encurtadores de links e a preservação da informação

Esses dias fiquem pensando nesses serviços de redução e redireciomento de links (os URL Shortening Services) e na capacidade dessas empresas de se manterem. A preocupação está relacionada com a preservação desses links reduzidos e da associação desses links com os originais, para um correto redirecionamento e, consequentemente, a recuperação da informação que se busca.

Os URL Shortening Services são aqueles serviços que transformam links imensos em endereços reduzidos, relativamente fáceis de serem memorizados e usados em redes sociais como o Twitter, que restringe o número de caracteres, e-mails, mensagens via celular. Exemplos: TinyURL, Zapt.in, Migre.me, etc...

São dezenas de empresas que oferecem o serviço. Isso sem contar naquelas que reduzem seus próprios links, tais como a CNN ou a Reuters. A Google, por exemplo, já lançou seu próprio sistema, o Google URL Shortener – Goo.gl – atualmente disponível somente nas aplicações Google (como o Chrome) .

Mas será que essas dezenas de empresas conseguirão se manter no mercado durante muito tempo? Para muitos esses tipo de serviço é considerado nada menos que uma ferramenta (uma feature), e não um negócio em si. E, em caso de encerramento das atividades dessas empresas, como ficam as publicações que usaram seus links reduzidos? Uma atualização de cada referência de modo a recuperar o link original seria um trabalho hercúleo e que demandaria tempo. Com isso, estaria comprometida a recuperação, o acesso à informação. E informação preservada é informação acessível.

Já escrevi algumas postagens relacionadas à preservação da informação em meio digital e a relação com os links. Uma delas está aqui. Os URLs Shortening Services também se enquadram nisso, porém de forma diferente.

Bem, essa preocupação, como não poderia deixar de ser, não é original. Pesquisando, descobri uma iniciativa interessante o Internet Archive no âmbito da preservação de longo prazo (long-term preservation). Em Novembro passado foi lançado o projeto 301Works, que atualmente congrega 22 empresas de URL Shortening. Essas associadas firmam acordo de repassar regularmente back-ups de seus mapas de URL (registros das URLs geradas de forma reduzidas e suas respectivas URLs de origem) e, em caso de encerramento das atividades, todo o controle técnico do serviço será transferido para a 301Works.

Com isso, teríamos mais uma garantia da longevidade dos links reduzidos e sua funcionalidade para o acesso à informação.

Mais: Leia a reportagem Trying to Save the Web's Shortcuts no The Wall Street Journal.

Política de dominação

Parece que ele aprendeu. E aperfeiçoou essa tal política.

Creio que o Brasil tem um sério problema de memória. E memória num contexto social. Ela é seletiva, funcionando quando interessar. Mas é também planejada e cultivada de maneira sutil e eu diria até profissional de maneira a moldar e a conduzir a sociedade de acordo com os interesses de um ou outro grupo.

Algumas vezes, eventos e ações, que dão corpo a essa memória, são registrados. Temos então os documentos, os arquivos. Nem sempre esses documentos nos são acessíveis da maneira como deveriam segundo a lei. Outras vezes, porém, tais registros constitutivos de nossa memória são publicizados, tornados acessíveis mesmo fora do âmbito do Estado. Com a ajuda das novas tecnologias essas ocasiões têm sido mais frequentes.

Entretanto, a problemática da memória na trama da política de dominação não estaria completa sem o que chamo de política de ignorância. Este, um crime perpetrado ao longo de décadas. Se, no primeiro caso, temos afetada nossa memória, neste é ceifada nossa capacidade crítica. Passamos a aceitar, tal como os gados da canção de Zé Ramalho.

Desta forma, temos o documento, temos acesso aos arquivos, mas sem a capacidade crítica para interpretar a informação transmitida pela ação/evento alí registrada e contextualizá-la com nossa realidade, esse documento é banalizado. Crime perfeito!

A Bruxa, as Malandrinhas e os Arquivos

As duas reportagens exibidas no último Domingo (2) no programa Fantástico falam por si. Seja na monstruosidade da procuradora, seja na falta de caráter e ética das três estudantes de medicina de Maringá.

Na primeira, a grande dúvida é como alguém permite que uma facínora tenha a guarda, mesmo que provisória, de uma criança. Agora com o agravante: a justiça (sic) já havia topado com a criatura bestial. Na segunda história temos jovens acima de qualquer suspeita... até que as analisemos a luz da ética, da lei, do que é justo e do que é de bem. O agravante neste segundo caso, a meu ver, é que elas (e tantos outros) acreditam estar fazendo algo aceitável, normal, tolerável. Reparem no depoimento do diretor da instituição.

Três estudantes de medicina da Uningá, em Maringá (PR) recebem bolsa integral da ProUni. Elas não preenchem os requisitos para ter o benefício

Ficou constatada as lesões em datas diferentes, em um período de 30 dias. Vera tinha conseguido a guarda provisória e o direito de ficar com a menina enquanto aguardava a adoção definitiva.

Mas tudo isso é notório. A repugnância que ambas as demonstrações de sordidez geram não é apenas em mim.

Gostaria, porém, de abordar os casos sob outro ângulo. Quando penso na questão da informação, dos arquivos, vejo que as duas têm algo em comum: o mau uso ou o desuso da informação. É simples, e explico meu ponto de vista em cada caso.

Das criminosas de Maringá - Para obter o benefício, as estudantes devem apresentar documentos que comprovem a situação financeira de sua família. Todos esses dados passam (ou deveria passar) por análise. Como é um programa federal, o cadastro dessas estudantes é composto por esses dados, dentre eles, os CPFs dos pais. Logo, a União tinha essa informação. Com toda a informatização que temos hoje, com um dos mais modernos sistemas para declarações de renda existe, é difícil acreditar que uma auditoria automática não poderia ser feita regularmente nos beneficiários do programa. Ou não há interesse, ou a informação está de tal maneira desorganizada que dificulta ou mesmo inviabiliza seu uso.

Da megera agressora no Rio - Essa criatura horrenda que torturou a criança já havia aprontado das suas. As ações criminosas do passado geraram informações que ficaram registradas em documentos de órgãos do Estado. Esse mesmo Estado intermediou e deu o "ok" para a guarda provisória. Será que procuraram conhecer o passado dessa anomalia em forma de pessoa? Não se trata de uma pesquisa em cartório ou entrevista com parentes e conhecidos ou seções de interrogatório. Bastava buscar a ficha da canalha no "armário da sala ao lado".
A informação, em ambos os casos, existia. Se os jornais tiveram acesso! Porém, não houve interesse de uso. Eu digo interesse, pois, com certeza, se interessasse aos ocupantes de cargos públicos que a informação - pública - fosse acessível, ambos os crimes poderiam ser facilmente coibidos.

O resultado dessa falta de gestão informacional, que se apresenta em várias esferas do poder público (e em muitas empresas do setor privado) é esse: num caso, dinheiro que poderia literalmente salvar vidas, se bem empregado, estava servindo para bancar três (e quantas outras?) patricinhas numa faculdade de quinta categoria e, pelo visto, corrupta; no outro, as marcas foram deixadas no corpo de uma criança de dois anos, em atos de covardia desferidos durante semanas.

São duas tragédias que vieram a público. Quantas outras ignoramos?

Acabou o papel?

A Association for Information and Image Management (AIIM) publicou o resultado da pesquisa "Electronic Records Management - still playing catch-up with paper", algo como Gerenciamento de registros eletrônicos - ainda tentando recuperar o atraso com papel(*). Alguns pontos de destaque:

Boa parte das empresas não possuem quaisquer políticas de gerenciamento de seus registros eletrônicos;

As chances de tais registros eletrônicos serem realmente gerenciados é duas vezes menor que a dos registros em meio físico (papel);

Os arquivos em papel, cujo volume tem aumentado na maioria das empresas, são mais ativamente gerenciados;

Embora mais da metade das empresas pesquisadas tenham como padrão a digitalização de documentos recebidos em papel para posterior arquivamento em meio eletrônico, 40% delas admitiram que imprimem documentos recebidos em meio eletrônico para arquivamento em papel;

Na maioria das empresas pesquisas, são os profissinais de TI os responsáveis pelos processos de gerenciamento eletrônicos de documentos, incluindo e-mails.

Trata-se de uma pesquisa interessante, conduzida por uma entidade conceituada internacionalmente e que nos permite comprovar que ainda há muito por fazer.

Original aqui.

(*) Traduzido com o Bing Translator

Arquivo Técnico e Administrativo

Nesta postagem eu gostaria de refletir um pouco sobre a importância ou foco que as empresas dão a um ou outros dos seus diferentes tipos de arquivos, ignorando o tratamento ou abordagem, digamos, global, da informação. Na empresa em que trabalho existem vários arquivos setoriais ditos técnicos. Arquivo Técnico, segundo definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é o arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa.

Realmente, na empresa, estes arquivos tem sua atuação voltada para as informações técnicas da empresa (plantas, projetos, etc.), e pelo que vejo atuam mais como áreas de armazenamento e reprografia.

Para se ter uma ideia do quanto a balança pende para o lado do arquivo técnico, basta notar que esta mesma empresa conta com um órgão central que, já no nome, entende-se como atue mais globalmente, focando a informação, porém o que vemos é uma atuação mais voltada para a informação técnica. Trata-se do CID – Centro de Informação e Documentação.

Ora, nenhuma empresa ou instituição vive de informações técnicas, por mais tecnicista que seja sua área de atuação. Não se pode olhar apenas a atividade-fim de quaisquer negócios sem cuidar daquelas que servem de suporte, as atividades-meio. Por isso, faz-se necessário olhar, também, para os arquivos administrativos que, no mesmo dicionário citado anteriormente são definidos como aqueles com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio.

Uma gestão documental que se prende mais num tipo de documentação, deixando de lado outro(s) é falha. Prejudica o uso da informação tanto para as atividades-fim como para as atividades-meio, emperrando diversas áreas da empresa que deveriam estar integradas.

E por falar em preservação

Após a liberação, mesmo que parcial, dos arquivos da ditadura, perceberam quanta coisa está sendo noticiada? O jornal O Globo parece ter uma equipe no Arquivo Nacional, trabalhando em tempo integral, analisando os documentos liberados. A última reportagem relatou acusações ao falecido Leonel Brizola, feitas por órgãos de informação militares. Ainda existe muita coisa a ser trazida a público. Com certeza, após as matérias, livros serão escritos, interpretações feitas e refeitas. É a história sendo revisada.

Tudo estava em papel, e hoje pode ser consultado até via web.

Agora imaginem as informações acumuladas hoje por órgãos públicos, militares ou não, em meio digital. Considerando que muita coisa que acontece atrás das quatro paredes grossas do governo e/ou dos quartéis não chega ao nosso conhecimento, embora tenhamos um certo inciso XXXIII de um quinto artigo de uma certa Constituição, será possível, num futuro próximo, revisar a história-pra-boi-dormir que nos é contada?

Sobre isso e algo mais, tem um artigo do Elio Gaspari publicado no O Globo (11/03/2009) que traz algumas questões de cunho arquivístico, como: preservação, acesso, classificação... Clique aqui.