Arquivologia. Algumas artigos

Alguns trabalhos na área arquivística publicados e garimpados na Internet.

Título: O PAPEL INSTRUMENTAL  DOS ARQUIVOS E AS QUALIDADES PROFISSIONAIS DO ARQUIVISTA

Autora: Heloísa Liberalli Bellotto

Instituição: Universidade de São Paulo

Resumo:Artigo relata duas conferências, Encontro dos Estudantes de Arquivologia no VII Congresso de Arquivologia do Mercosul, realizado em Viña del Mar, Chile, 23 de novembro de 2007, sobre as responsabilidades éticas e cidadãs na formação do arquivista; Mesa-Redonda o papel social, instrumental e político dos arquivos no Seminário Arquivo, Memória. Fundação Cultural de Santos. Santos, SP, 28 de agosto de 2009. Arquivos são essenciais, ferramentas, cidadanias, direito, historiografia, ações administrativas, técnicas, científicas, pois são provas fundamentais na eficiência da administração pública e privada. Arquivos são instrumentos insubstituíveis para a administração pública/privada, devido ao fato de integrarem os mecanismos de decisão e de ação e, nesse sentido, deveriam ter lugar tanto nas políticas públicas como nas estratégias empresariais no conhecimento práxis.

Palavras-chave: Arquivo. Instrumentos de arquivos. Ética.

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Título: A ARQUIVÍSTICA FUNCIONAL E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DE UMA DISCIPLINA CONTEMPORÂNEA

Autora: Natália Bolfarini Tognoli

Instituição: UNESP

Resumo: Nos últimos vinte anos, as novas formas de produção documental e as tecnologias de informação têm levado os arquivistas a repensarem seu papel na sociedade, assim como os princípios e conceitos arquivísticos promulgados no século XIX. Neste contexto, emergem, notadamente no Canadá, novas abordagens para a organização do conhecimento arquivístico contemporâneo, destacando-se, dentre elas, a Arquivística Funcional, ou Pós-Moderna. O presente artigo aborda a contribuição dessa nova corrente para a constituição de uma disciplina contemporânea, notadamente a partir dos estudos de seu precursor e disseminador, Terry Cook.

Palavras-chave:  Arquivística funcional. Arquivística Pós-Moderna. Arquivística Contemporânea. Terry Cook

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Título: A PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA IMAGÉTICA DO HOSPITAL DO CÂNCER DE LONDRINA: PROPOSTA DE ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO FOTOGRÁFICO

Autoras: Rosane S. Alvares Lunardelli e Izângela Maria Sansoni Tonello

Instituição: Universidade Estadual de Londrina.

Resumo: O arquivo de fotografias caracteriza-se, entre outros aspectos, como lugar de preservação da memória dentro do contexto de cada instituição ao qual está organicamente ligado, torna-se clara a necessidade do estabelecimento de um processo de gestão documental baseado em critérios que possibilitem de forma eficiente e eficaz, a organização e consequentemente o acesso a esses documentos imagéticos.  O objetivo visa apresentar uma proposta de organização e mais especificamente de representação de fotografias relativas às instituições voltadas à  área da saúde, enfatizando aquelas fotos, as quais, de algum modo, estão relacionadas ao Hospital do Câncer de Londrina.

Evidenciou-se a contribuição da Linguística Textual e suas questões acerca da comunicabilidade textual. Em decorrência, critérios como coesão e coerência foram caracterizados como fundamentais à elaboração com qualidade dos resumos. Tal proposta acredita-se, possibilitará não somente uma forma de consolidar a memória da Instituição ao garantir a integridade física desses documentos e o seu acesso, como também oportunizou momentos de reflexões a respeito da importância da gestão sistematizada dos arquivos imagéticos para os diversos segmentos da sociedade contemporânea.

Palavras-chave:  Organização da informação imagética. Representação da Informação. Hospital do Câncer de Londrina. Arquivos de fotografias.

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Título: A CONTRIBUIÇÃO DOS ARQUIVISTAS NOS SISTEMAS DE SGQ

Autora: Gabriela Farias Queiroz

Resumo: Com este trabalho, procura-se mostrar a estreita relação entre os Sistemas de Gestão de Qualidade, descritos no conjunto de Normas da da família NBR ISO 9000:2000, e os Sistemas de Gestão de Documentos subsidiada pela implantação e pela manutenção dos Sistemas de Gestão de Qualidade. Diante disto o presente trabalho possui como objetivo a análise da contribuição do arquivista nos sistemas de SGQ.

Palavras-chaves: Arquivista, Documento, Qualidade, Registro.

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Arquivo: informação viva!

“Rascunhos sem valor jurídico”. Essa descrição foi fixada num caixa a ser encaminhada ao Arquivo Central de uma grande empresa.

Poderíamos até intuir que, apesar da ausência de valor jurídico, o conteúdo poderia ter algum valor histórico, sendo, pois, de guarda permanente. Mas não creio que se atribua, numa grande empresa, o termo “rascunho” a algo que possa ter valor secundário. Imaginem se uma empresa de médio ou grande porte começasse a armazenar o volume diário de post-its rabiscados por seus funcionários. Uma situação tão bizarra que impensável para qualquer gestor inexperiente.

Talvez o apego de algumas pessoas por tais papéis, mesmo que reconhecidos e declarados rascunhos, tenha algum fundo emocional, até familiar. É o que talvez possamos compreender na vida pessoal quando se perde um ente querido. O valor que não se apaga com a morte e se fixa em nosso cotidiano, nos tornando de certa forma apegados a quem já se foi (aqui, sem considerações filosóficas ou religiosas).

Na gestão das informações e arquivos de uma empresa, porém, não cabe esse apego. Se não tem valor, não é arquivo! Não deve, pois, ser conservado, mantido, guardado. Mas o que se vê é muito diferente do ideal. Se por um lado a maioria dos programas e projetos de gestão documental não considera o fator humano, por outro existe um tipo de humanização bem evidente no trato com os documentos ditos de arquivo. Nesses casos, ao contrário do que se ouve na graduação em Arquivologia, temos o Arquivo Morto.

Numa espécie de apego informacional, vêem-se salas, repartições, mobiliários rotulados, sinalizados como “Arquivo Morto”. Caixas assim denominadas e cujo conteúdo é descrito como “rascunho sem valor jurídico”. Além, é claro, de pastas na rede nomeadas da mesma forma.

O que vemos morrer, nesses casos, é a gestão documental de qualquer organização.

Durante pouco mais de três anos trabalhei num setor cuja atividade principal era, de certa forma, garantir a segurança operacional (de ativos e pessoas e meio-ambiente e processos) de uma grande empresa. Nesse período, foram vários os programas voltados à conscientização de trabalhadores sobre segurança. Percepções, ato inseguro, análise, planejamento das atividades… Um trabalho contínuo de mudança de cultura que usava recursos diversos como palestras, padronização e normatização de processos, materiais impressos, treinamentos, sinalizações. Ou mesmo ações mais firmes e diretas, tais como interrupções da atividade que estivesse comprometendo a segurança do trabalhador, da instalação, do processo, do meio-ambiente. Algumas vezes mesmo com advertências formais.

Algumas empresas já investem nesse tipo de conscientização. Embora, a meu ver, de maneira ainda tímida. Por vezes até sem jeito. Mas isso já sinaliza uma percepção por parte dos gestores de que perdas podem também ocorrer num ambiente de insegurança informacional. E não falo aqui de pilhas de papéis sem valor jurídico caindo sobre um funcionário. Falo de processos emperrados quando uma informação necessária não está disponível ou quando o tempo para recuperá-la (nesse caso, que tal, ressuscitá-la?) é demasiado. Falo de perdas financeiras por uso de informação desatualizada ou descontextualizada ou falsa. Falo de risco por acesso indevido a informações cujo conteúdo é restrito. Falo de aumento de custo operacional e administrativo com a manutenção de espaço destinado a guarda de informações sem valor, ou com a ampliação da capacidade de armazenamento dos servidores. Falo de negociações ou processos interrompidos ou mesmo tendo de ser refeitos quando a informação que deveria ser compartilhada fica sob guarda de uma única pessoa, que está ausente e salvou informações corporativas em unidade de armazenamento pessoal. E muitos outros atos informacionalmente inseguros que deveriam ser evitados, coibidos.

Por isso penso que campanhas de conscientização deveriam ser constantes nas empresas. Funcionários e gestores devem ser capacitados para lidar com informação produzida, recebida e armazenada na empresa.

Creio que existe ainda muito a ser feito em termos de gestão documental e informacional nas empresas. Pretendo escrever mais sobre minhas experiências, visões, preceitos e preconceitos arquivísticos.

Impermanências, mentiras, corrupções e silêncios

O crime de arquivo

Os distintos cavalheiros que, eleitos por nós, hoje ocupam a Câmara e o Senado, parecem que não vêem limite para seus atos de corrupção. E de descaso, de abuso, de desleixo, de escárnio para conosco.

Hoje mais uma nota tímida em jornal online me chamou atenção. Falava sobre a aprovação de projetos em tempo recorde pela Comissão de Constituição e Justiça e de Cidadania da Câmara. Foram “118 projetos em três minutos com a presença de apenas um deputado, Luiz Couto (PT-PB), além do parlamentar que presidiu o trabalho, Cesar Colnago (PSDB-ES)” conforme matéria do O Globo.

Para os desavisados pode parecer uma prova da eficiência parlamentar. Mas de eficientes sabemos que eles nada têm. Ou melhor, o fato de chegarem lá talvez configure prova de eficiência em enrolar os eleitores. E o fato de lá permanecerem, fazendo o que fazem, talvez demonstre que são competentes em esconder suas maracutaias, quando não as fazendo parecer algo aceitável, parte do jogo político, intriga de opositores, et cetera e tal.

São bandidos em sua maioria. Criminosos da pior estirpe, uma vez que seus atos afetam, de forma direta ou indireta, quase 200 milhões de pessoas. Corrupção é, pois, crime dos mais hediondos que se pode imaginar.

Se já não bastasse o fato em si, eis que me deparo com outra constatação. Esta feita pelo jornalista Josias de Souza em seu blog.

Segundo o jornalista, a Ata da Câmara mente sobre a presença dos deputados na reunião da CCJ. Leia aqui.

E essa mentira está registrada e acessível. É um registro de uma ação, de um ato, do Poder Legislativo. É informação pública!

Ata é um documento “que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.”

Ata é também um documento de guarda permanente, segundo rege o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, que consta da Resolução14 do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).

É o poder público descumprindo seu dever. Ignorando o que manda o artigo 1° da Lei 8.159.

Se a opacidade informacional configura um empecilho no desenvolvimento de um país que se queira democrático, o silêncio [dos profissionais da informação] diante de crimes de arquivo como esse é, no mínimo, vergonhoso.

Informação é preciso

Desvio-Roubo

Um dos destaques nos noticiários dessa noite é a “saída” de mais um ministro. Parece que a fila está andando.  Já é o quinto e, se mexer bem nesse antro, muitos outros bichos poderão sair.

Fico intrigado e até incomodado com tratamento dispensado a esses sujeitos.  O grande crime de que é suspeito (sic) é o desvio de verba pública. Suspeito?! Isso indica que não existe controle sobre a verba pública, sobre os gastos públicos. Se houvesse o mínimo de controle, essa suspeição se tornaria uma insuspeição, uma certeza. E é disso que precisamos. Precisamos saber, com certeza, sem margem para dúvidas, com exatidão, o que está sendo feito com o meu, o seu, o nosso dinheiro.

Outra coisa é com relação à acusação. Considerando que houve mesmo o “desvio”. Acho que devemos tratar tais criminosos como o que realmente são: bandidos! Para que fique claro para todos, para que percebamos o que realmente se passa e como isso nos afeta, é bom ser claro e direto e verdadeiro. Ele está sendo acusado de roubar dinheiro público para custear seus luxos (governanta, motorista para esposa e sabe-se lá quais outras “vantagens” ministeriais).

Se um marginal bate sua carteira ou rouba seu carro ou sua casa não dizemos que “fulano está desviando seu dinheiro para uso próprio” ou que “beltrano está desviando seus bens para uso próprio”. Então não vamos poupar os “Excelentíssimos”.

Ainda nesse caso… Não acho que esse e outros do tipo sejam casos para CPI. É caso de polícia! Se um bandido rouba o Banco Central a polícia cuida do caso. Por que atribuir aos Deputados e Senadores (muitos, sabemos, despreparados para o básico que seria nos representar, legislar) o papel de polícia?

A informação liberta… 

...E, aqueles que não nos querem libertos, lutam para que a informação seja algo restrita a poucos, lutam para que a verdade, a luz e a justiça que podem advir da informação continue vedada aos nossos olhos.

Tramita no senado a PLC – Projeto de Lei da Câmara – nº 41 de 2010, cujo apelido é “Lei Geral de Acesso à Informação”.  Há dois meses eu abordei o assunto aqui no TUIST, clique aqui para ler. 

Aos interessados (e o interesse é de todos, pois afeta a todos) vale acompanhar a tramitação, clicando aqui.

Assino o boletim e recebo as atualizações da tramitação. Hoje, por exemplo, li a proposta de emenda do Senador Blairo Maggi. Algumas das propostas do senador sinalizam para a manutenção do silêncio, para uma política de ignorância da maioria em prol dos interesses de alguns poucos.

Em uma das propostas, por exemplo, ele parece justifica que promover a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral produzida por órgãos e entidades públicas independente de requerimentos (a tal TRANSPARÊNCIA) despenderia esforços de tempo, pessoal e dinheiro, sobrecarregando a máquina pública. Então, a Transparência não faz bem ao Estado?

Em outra proposta ele contesta os prazos máximos de restrição ao acesso à informação. Mais especificamente da informação classificada como ultrassecreta. Segundo o senador, a prorrogação dos documentos ultrassecretos deve se dar quantas vezes for necessário para garantir a segurança do Estado e da sociedade. Em outras palavras… o silêncio eterno. 

Ele também critica a supressão do nível “confidencial”, justificando que isso contraria a tradição brasileira nessa área. Eu cairia na gargalhada se essa posição do ilustre senador não fosse tão absurda.

Acabou o papel?

A Association for Information and Image Management (AIIM) publicou o resultado da pesquisa "Electronic Records Management - still playing catch-up with paper", algo como Gerenciamento de registros eletrônicos - ainda tentando recuperar o atraso com papel(*). Alguns pontos de destaque:

Boa parte das empresas não possuem quaisquer políticas de gerenciamento de seus registros eletrônicos;

As chances de tais registros eletrônicos serem realmente gerenciados é duas vezes menor que a dos registros em meio físico (papel);

Os arquivos em papel, cujo volume tem aumentado na maioria das empresas, são mais ativamente gerenciados;

Embora mais da metade das empresas pesquisadas tenham como padrão a digitalização de documentos recebidos em papel para posterior arquivamento em meio eletrônico, 40% delas admitiram que imprimem documentos recebidos em meio eletrônico para arquivamento em papel;

Na maioria das empresas pesquisas, são os profissinais de TI os responsáveis pelos processos de gerenciamento eletrônicos de documentos, incluindo e-mails.

Trata-se de uma pesquisa interessante, conduzida por uma entidade conceituada internacionalmente e que nos permite comprovar que ainda há muito por fazer.

Original aqui.

(*) Traduzido com o Bing Translator